Office Coordinator (m/w/d)

Description

Als weltweit führendes Unternehmen fördern wir seit über 70 Jahren die Tiergesundheit mit innovativen Medikamenten, Impfstoffen und Diagnostika. Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie uns dabei, die Gesundheit von Tieren weltweit zu verbessern.

Ab sofort suchen wir für unseren Standort in Wien eine/n

Office Coordinator (m/w/d)

Vertragsart: unbefristet.

Der Office Coordinator (m/w/d) ist zuständig für die Administration für die Bereiche Business Operations in Österreich und der Schweiz.

DAS ERWARTET DICH:

Sponsoring:

• Administrative Abwicklung von Sponsoring (Verträge und Transaction Approval Process TAP) für die Schweiz und Österreich

Lieferantenmanagement und Zahlungsabwicklung in Ariba:

• Einholung erforderlicher Unterlagen, z. B. Angebote für Österreich und die Schweiz
• Überprüfung der Einhaltung der FCPA-Richtlinien
• Systemeingabe der Aufträge; Purchase Order (PO), E-Payment, One Time Vendor (OTV)
• Lieferantenneuanlagen; Lieferantendaten aktualisieren
• Rechnungskontrolle
• Freigabe der Zahlungsanweisungen

Auftragsabwicklung:

• Auftragsannahme und -buchung
• telefonischer Kundenbetreuung (Preisauskünfte, Ablaufdaten, Lieferauskünfte)
• Abwicklung von Reklamationen

Auftragsbearbeitung und Abrechnungsmanagement im Bereich Diagnostics:

• Auftragsannahme, Auftragsbuchung, Abwicklung von Reklamationen in der Schweiz und Österreich
• Bearbeitung und Kontrolle der monatlichen „Digital Cytology" Abrechnungen

Assistenz/Sekretariat

• Korrespondenz undAblage
• Organisation bzw. Durchführung aller anfallender administrativer Agenden
• Unterstützung bei Planung und Durchführung diverser Veranstaltungen
• Reisekostenabrechnungen
• Telefonforcierung (Outbounding)
• Überprüfung in-house Lagerstand Marketing-Materialien
• Unterstützung bei der Erstellung von Materialien und Aktionsblättern
• Mithilfe Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Überprüfung in-house Lagerstand Marketing-Materialien
• Einreichung Sonderimporte und Chargenfreigabe bei Behörde (Ages)

Pricing

• Management des lokalen Preissystems in der Schweiz und Pflege in den Systemen

Pflege der Produktstammdaten:

• Produkt(neu)-anlage und -mutation in SAP für den Schweizer Markt

DAS BRINGST DU MIT:

• kaufmännische Ausbildung oder äquivalente Ausbildung.
• Erste Berufserfahrung, idealerweise in der (veterinär)pharmazeutischen Branche
• Ausgezeichnetes Deutsch und gutes English, Französisch wünschenswert
• Gute Microsoft Office Kenntnisse (Outlook, Excel, Word)
• SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Kommunikative und analytische Fähigkeiten.
• Sorgfältige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit.
• Erfahrung in Zusammenarbeit mit Cross-Functional und Cross-Cultural Teams

DARAUF KANNST DU DICH FREUEN:

• Attraktive Vergütung & umfassende Sozialleistungen: Ein faires, wettbewerbsfähiges Gehalt sowie zusätzliche Leistungen für deine Sicherheit und Zukunft.
• Das kollektivvertragliche Mindestentgelt liegt bei 30.730,00 Euro brutto pro Jahr, zuzüglich attraktiven Bonus und Überzahlung, welche auf Basis Deiner Erfahrung und Qualifikation individuell vereinbart wird.
• Flexibles Arbeiten & hybrides Modell: Genieße die Freiheit von flexiblen Arbeitszeiten mit einer 38,5 Stundenwoche und einem modernen Mix aus Home-Office und zentralem Wiener Büro.
• Zeit zur Erholung: Mit 25 Urlaubstagen pro Jahr hast du ausreichend Gelegenheit, abzuschalten und neue Energie zu tanken.
• Karriere- & Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Maßgeschneiderte Trainings, Workshops und individuelle Karriereplanung für deine persönliche und berufliche Entfaltung.
• Motivierendes Team & inspirierendes Umfeld: Arbeite in einem engagierten, dynamischen Team, das gemeinsam wächst und begeistert.
• Gemeinsam für den guten Zweck: Ein bezahlter Freiwilligentag pro Jahr, damit du dich sozial engagieren kannst.
• Tierfreundliches Arbeitsumfeld: Dein Vierbeiner ist in unserem Büro herzlich willkommen!
• Rabatte & Gesundheitsangebote: Zugang zu zahlreichen Mitarbeitendenrabatten und eine Sportmitgliedschaft und Jobrad.
• Mentale Gesundheit im Fokus: Vertrauliche und kostenlose Beratung für dich und deine Angehörigen durch das Fürstenberg Institut.

Unsere Vision und Werte bei Zoetis

Bei Zoetis wollen wir das vertrauenswürdigste und meistgeschätzte Tiergesundheitsunternehmen sein, indem wir mit Innovationen, Kundenorientierung und engagierten Mitarbeitenden die Zukunft der Tiergesundheit gestalten. Unsere Werte sind der Kompass, der uns leitet: Integrität, Leidenschaft für unsere Kundinnen, die Zusammenarbeit als gemeinschaftliche Kraft und das Streben nach Höchstleistungen.

Gemeinsam schaffen wir ein Umfeld, in dem sich unsere Mitarbeiterinnen entfalten können, um gemeinsam Großes zu erreichen. Wir fördern eine Kultur der Diversität, Gleichstellung und Inklusion, weil wir glauben, dass vielfältige Perspektiven entscheidend für Innovation und Erfolg sind.

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung! Bewirb Dich bitte ausschließlich online über das Bewerbungsportal.

Nähere Informationen zu unserem Unternehmen findest Du unter www.zoetis.com

Alle unaufgeforderten Bewerbungen, die von Dritten, wie z.B. einem Personalvermittler, an Zoetis gesendet werden, einschließlich unaufgeforderter Bewerbungen, die an eine Zoetis-Postadresse, ein Faxgerät oder eine E-Mail-Adresse, direkt an Zoetis-Mitarbeiter oder an die Zoetis-Bewerbungsdatenbank gesendet werden, gelten als Eigentum von Zoetis. Zoetis wird keine Gebühr für eine Vermittlung zahlen, die sich aus dem Erhalt einer unaufgeforderten Bewerbung ergibt. Zoetis wird jeden Kandidaten, für den ein Personalvermittler eine unaufgeforderte Bewerbung eingereicht hat, als vom Personalvermittler kostenlos vermittelt betrachten. Dies gilt auch für jeden Personalvermittler, der ein genehmigter/eingesetzter Anbieter ist, aber nicht die entsprechenden Genehmigungen hat, um in einer Suche eingesetzt zu werden.

About Zoetis

At Zoetis, our purpose is to nurture the world and humankind by advancing care for animals. As a Fortune 500 company and the world leader in animal health, we discover, develop, manufacture and commercialize vaccines, medicines, diagnostics and other technologies for companion animals and livestock. We know our people drive our success. Our award-winning culture, built around our Core Beliefs, focuses on our colleagues’ careers, connection and support. We offer competitive healthcare and retirement savings benefits, along with an array of benefits, policies and programs to support employee well-being in every sense, from health and financial wellness to family and lifestyle resources.

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